Quy trình kiểm hàng kho lạnh an toàn hiệu quả ổn định

Kiểm hàng kho lạnh là công việc kiểm tra các loại tài sản, hàng hóa hiện có trong kho lạnh nhằm xác định chính thức số lượng thực có trong thực tế. Từ đó có thể dễ dàng phát hiện các khoản chênh lệch với số liệu trên sổ sách. Đây là một trong các công việc quan trọng và cần thiết khi vận hành kho lạnh.

Kiểm hàng kho lạnh

Tại sao cần kiểm hàng tồn trong kho lạnh

Hàng tồn kho là tài sản được dự trữ cho quá trình tiêu thụ, sản xuất… Đây có thể là những nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bán sản phẩm, sản phẩm hoàn thành… Việc kiểm hàng kho lạnh là vô cùng cần thiết và quan trọng bởi những lý do sau:

• Thông qua việc kiểm hàng tồn kho mà doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các sản phẩm hết hạn, hàng cần thanh lý, hàng tồn có vượt định mức hay không.
• Doanh nghiệp có thể tận dụng số vốn lưu động khi lượng hàng hóa lưu kho ít đi dành cho các hoạt động khác. 
• Dựa vào các báo cáo kiểm hàng kho lạnh giúp phát hiện gian lận nhằm ngăn chặn thiệt hại xảy ra.
• Bên cạnh đó còn giúp giải phóng lượng hàng tồn kho, hạn chế thất thoát và lãng phí.
• Thông qua kiểm hàng tồn kho lạnh giúp thu hẹp diện tích lưu kho, cắt giảm nhân công hợp lý. Nhờ đó có thể tiết kiệm khoản tài chính không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của hàng tồn trong kho lạnh

Cách kiểm tra hàng tồn kho đông lạnh

Việc kiểm tra hàng kho lạnh được thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể có hai cách kiểm tra hàng tồn kho lạnh như sau:   

Kiểm tra thường xuyên

Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn  hàng hóa trên sổ kế toán. Dựa vào phương pháp này mà tình hình biến động tăng giảm vật tư sẽ được thể hiện trên tài khoản kế toán hàng tồn kho.

Kiểm tra định kỳ

Kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm hàng dựa vào kết quả kiểm tra thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp. Công tác kiểm kê hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán. Lúc này các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán và cuối kỳ kế toán.

Cách kiểm tra hàng tồn kho đông lạnh

Những sai lầm khi kiểm tra hàng tồn kho lạnh

Trong quá trình kiểm hàng kho lạnh có thể gặp phải những sai lầm đáng tiếc như sau:

• Hệ thống chưa có nhân sự, nhân sự không có chuyên môn thực hiện kiểm kê hàng hóa.
• Không thực hiện lưu trữ lại quá trình kiểm kê hàng hóa trước đó để đối chiếu.
• Không áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc kiểm kê hàng hóa dẫn đến mất nhiều thời gian, công sức.
• Việc sắp xếp hàng hóa trong kho hàng thiếu tổ chức.

Những sai lầm khi kiểm tra hàng tồn kho lạnh

Để khắc phục những sai lầm nêu trên, chúng ta cần có sự bố trí đa dạng hàng hóa, sử dụng nhãn dán cho các loại giá đỡ. Sử dụng dụng cụ chuyên môn hỗ trợ quá trình kiểm kê hàng hóa. Bên cạnh đó cần nắm rõ quy trình kiểm hàng kho lạnh để đạt hiệu quả kiểm kê tốt nhất.

Quy trình kiểm hàng kho lạnh chuẩn xác hiệu quả

Để kiểm kê hàng hóa kho lạnh đạt hiệu quả cao chúng ta cần tiến hành theo quy trình nghiêm ngặt. Cụ thể các bước thực hiện kiểm hàng tồn kho lạnh như sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước khi kiểm hàng 

Đầu tiên cần thông báo cho các bộ phận liên quan để thực hiện kiểm hàng kho lạnh. Cần phân công bộ phận chịu trách nhiệm liên quan thực hiện kiểm hàng kho lạnh như kế toán, người quản lý, chủ doanh nghiệp,... Sau đó cần lên kế hoạch kiểm kê hàng hóa chi tiết nhất.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa thực tế 

Tiếp theo, chúng ta tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế tại kho và thực hiện ghi chú vào mẫu kiểm kê. Tốt nhất cần có 2 người thực hiện song song và ghi vào 2 biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê

Sau khi kiểm kê xong, tiến hành so sánh 2 biên bản kiểm trê trên xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có sự chênh lệch cần kiểm đếm lại 1 lần nữa. 

Bước 4: Đối chiếu với số lượng hàng hóa trong báo cáo

Sau khi chốt số lượng tồn kho thực tế thì cần thực hiện đối chiếu với số lượng trong báo cáo. Khi có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp cần tiến hành  giải trình cụ thể.

Bước 5: Điều chỉnh số liệu theo đúng thực tế

Nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế cần điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế.

Bước 6: Lập biên bản kiểm hàng kho lạnh

Tiếp theo, cần thực hiện lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất. Trong biên bản kiểm kê cần có các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ. Bước này rất quan trọng nhằm tránh xảy ra cãi vã sau khi tiến hành kiểm kê hàng hóa. 

Bước 7: Tìm hiểu rõ nguyên nhân có sự sai lệch số liệu

Đối với các trường hợp có sự sai lệch khi kiểm kê hàng hóa cần thực hiện làm rõ nguyên nhân. Cụ thể nếu chênh lệch thiếu có thể do nhân viên quét mã vạch sai sót khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí hay có sự thất thoát hàng hóa do mất cắp, gian lận.

Quy trình kiểm hàng kho lạnh chuẩn xác hiệu quả

Có sự chênh lệch thừa là do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, quên nhập số liệu vào hệ thống…

Quy trình kiểm hàng kho lạnh đòi hỏi bạn cần thực hiện tỉ mỉ và có chuyên môn nghiệp vụ riêng. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp hữu hiệu để việc kiểm kê kho lạnh tiết kiệm chi phí và hiệu quả nhất. Một trong cách biện pháp hữu ích là thuê kho lạnh chuyên nghiệp với dịch vụ kiểm hàng chất lượng.

HB Logistics - Địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê kho lạnh hiện nay

Trên thị trường có nhiều đơn vị cho thuê kho lạnh đi kèm các dịch vụ như kiểm hàng kho lạnh chuyên nghiệp. Trong đó H&B Logistic là một địa chỉ được khách hàng tin tưởng lựa chọn.  

Đơn vị này có đầy đủ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại giúp quá trình bảo quản, kiểm kê hàng hóa thuận tiện hơn. Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ cung cấp khách hàng dịch vụ kiểm hàng chất lượng nhất.

Quy trình kiểm hàng kho lạnh chuẩn xác hiệu quả

Hàng hóa khi nhập xuất vào kho lạnh được kiểm soát và báo cáo tự động thông qua phần mềm chuyên nghiệp. Nhờ đó giúp khách hàng thuận tiện theo dõi và không mất quá nhiều thời gian để so sánh, kiểm kê. Dịch vụ ưu việt, giá lưu kho phải chăng sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều chi phí.

Trên đây là những chia sẻ về tầm quan trọng của kiểm hàng kho lạnh đối với doanh nghiệp. Việc lưu trữ và kiểm kê hàng hóa trong kho lạnh giúp ích rất nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp. Hãy liên hệ H&B Logistic để được chúng tôi tư vấn tận tình.

Xem thêm : Dịch vụ khách hàng trong logistics là gì?